Deadlines halen, we zijn er bijna allemaal slecht in. De overheid, het bedrijfsleven, op kantoor, thuis. Waarom is dat toch?

Pas in 2018 zal de eerste passagier over de Amsterdamse Noord-Zuidlijn reizen. Tenminste, als het megaproject geen nieuwe vertragingen oploopt. Volgens de oorspronkelijke planning hadden er al in 2011 treinen moeten rijden over de nieuwe metrolijn.

Bovengronds gaat het niet veel beter. De oplevering van hoge snelheidstrein (HSL) werd zeler tien keer uitgesteld. De overheid haalt bij dit soort grote projecten zelden de deadline.

Bedrijven trouwens ook niet. Denk maar aan de vertragingen bij de Airbus 380, de Boeing Dreamliner of Windows Vista. Keer op keer werd de marktintroductie uitgesteld.

Op kleine schaal is het al niet veel beter. In iedere bedrijf zijn wel projecten waarvan de deadline telkens weer gemist wordt. Stukken komen vaak minuten voor de vergadering pas binnen. Of helemaal niet. En de collega die het stoerst ‘morgen ligt het op je bureau’, roept, zal dat de volgende dag herhalen.

Projecten plannen, werkafspraken nakomen, deadlines halen, we kunnen het gewoonweg niet.

De Amerikaanse schrijver-filosoof Douglas Hofstadter vatte het probleem ooit helder samen in ‘Hofstadter’s Law’, die luidt: It always takes you longer than you expect; even if you take into account Hofstadter’s Law.

Kortzichtige mens

Waarom plannen we zo slecht? Waarom zijn we bij aanvang van een project meestal veel te optimistisch over de tijd die het ons zal kosten?

Economen houden zich al langer met die vraag bezig. Hun verklaring is dat de mens kortzichtig is en een ingebakken voorkeur heeft voor nu genieten in plaats van straks. Die voorkeur leidt tot uitstelgedrag en het missen van deadlines.

Deze voorkeur voor het heden bestaat onmiskenbaar. Het is bijvoorbeeld ook de reden dat spaarders rente willen als beloning voor het uitstel van consumptie, en leners bereid zijn rente te betalen.

Maar echt bevredigend is deze verklaring toch niet. ‘Mensen stellen uit, omdat ze daar een voorkeur voor hebben’. Het heeft iets van een cirkelredenering.

Ellende verdrukken

Voor drie economen – twee van Princeton, de ander van de Kellogg School of Management – was dat reden om verder in het onderwerp te duiken om een nieuwe theoretische verklaring voor uitstelgedrag te vinden.

Ze hebben er een hoop wiskunde voor nodig – het zijn tenslotte wetenschappers – maar hun idee komt ongeveer hier op neer. Mensen schatten de tijd die een bepaald project zal vergen te laag in, omdat het plezierige gevoel van “het is allemaal best te doen”, opweegt tegen de uiteindelijke ellende vlak voor de deadline.

Stel je voor: iemand moet een dik rapport schijven, en het moet over twee weken klaar zijn. Hij zou kunnen proberen de eerste week precies tot de helft te komen en dan de tweede week het rapport af te maken. Dat zal een bepaalde mate van voldoening geven.

Maar als hij zichzelf wijs maakt dat het helemaal niet zoveel werk is, in de eerste week nauwelijks werk verzet, maar toch denkt al halverwege te zijn, levert dat in die week nog veel meer voldoening op. Niet alleen door het lanterfanten in die week zelf, maar ook nog eens het prettige idee dat hij het week twee ook rustig aan kan doen.

Overoptimisme

Dat is dubbele voldoening in de eerste week, in ruil voor een paar vervelende dagen van hard werken vlak voor de deadline. Of – waarschijnlijker - in ruil voor de ellende van het uiteindelijk missen van die deadline.

Dat heeft niets te maken met ‘niet kunnen plannen’. Het is een bewuste keuze voor overoptimisme, omdat dat het werkzame leven lichter maakt.

Die collega die zijn werk niet af heeft, heeft daar dus opzettelijk voor gekozen. En de bestuurder die het infrastructuurproject onderschatte, deed dat om lekker te kunnen slapen. Welterusten.